Die Telefonkonferenz mit professionellen Sprechern aufwerten

Professionelle Sprecher und gute Ansagetexte für eine Festnetz-Telefonkonferenz oder ein Online-Meeting einsetzen? Macht Sinn. Schließlich hat das gute alte ISDN-Leistungsmerkmal "Dreierkonferenz" schon lange ausgedient. Im Rahmen der IP-Telefonie genießen Konferenzschaltungen in der Unternehmenskommunikation einen hohen Stellenwert - und gehen weit über drei Teilnehmer hinaus.

Kein Witz: Manche Anbieter haben virtuelle Konferenzräume für mehrere hundert Teilnehmer im Programm. Ob da noch ein tief schürfendes Gespräch möglich ist, wollen wir hier nicht diskutieren. Jedenfalls:

Wenn heute von einer Telefonkonferenz oder einer Telko die Rede ist, geht es um größere Gesprächsrunden und hohe Anforderungen.

Welche Vorteile bringen professionelle Ansagen bei einer Telefonkonferenz?

Telefonkonferenzen erfordern das Einspielen automatisierter Ansagen, die auffordern, erklären oder Rückmeldung geben. Der Verdacht liegt nahe, dass hier ein professioneller Sprecher und ein sauberer Text für Klarheit sorgen und einen guten und nachhaltigen Eindruck beim Konferenz-Teilnehmer hinterlassen. Hier einige Anwendungs-Beispiele.

Interaktivität

Telkos haben fast immer auch einen interaktiven Anteil. So können Konferenzräume aus Sicherheitsgründen mit einer Zugangs-PIN geschützt werden. Die Teilnehmer wählen sich selbständig mit dieser Meeting-ID ein. Die Eingabe der PIN kann erfolgreich oder ungültig sein. Hier sind Ansagen zur Eingabe-Aufforderung und klare Rückmeldungen nötig.

Internationale Teilnehmer abholen

Bei einer internationalen Konferenz kann den Teilnehmern zu Beginn eine Begrüßungsansage in Englisch oder gleich eine Auswahl verschiedener Sprachen per Tastendruck angeboten werden. Die folgenden Ansagen werden dann in der jeweiligen Muttersprache eingespielt. Das wirkt professionell und beugt Missverständnissen vor.

Wartezeit überbrücken

Wählt sich ein Teilnehmer zu früh ein, wird er per Sprachansage informiert, dass das Meeting noch nicht begonnen hat. Zur Überbrückung wird anschließend Wartemusik eingespielt.

Richtig verabschieden

Am Ende der Konferenz werden die Teilnehmer freundlich verabschiedet, so wie sich das gehört. Bei internationalen Konferenzen wieder in der eigenen Sprache. Nicht nur der erste, auch der letzte Eindruck zählt.

Online Meeting, Web- und Videokonferenz

Neben Zoom und Microsoft Teams, tummeln sich viele andere Anbieter, die komplexe Online Meetings, Webkonferenzen und Videokonferenzen im Angebot haben. Diese Lösungen werden über den Browser gesteuert und bieten noch mehr Funktionen, wie das Application-Sharing, bei dem während der Konferenz mit anderen Teilnehmern Bildschirm und Anwendungen geteilt werden. So lassen sich beispielsweise Präsentationen übermitteln. Mit den Funktionen erhöht sich auch die Notwendigkeit für den Einsatz von individuellen Ansagen.

Fazit

Die neue Technik gibt Ihnen die Chance, der ganzen Sache Ihren eigenen Firmenstempel aufzudrücken. Natürlich kann man auch auf die mitgelieferten Standardansagen zurückgreifen. Maßgeschneiderte, individuelle Ansagen klingen aber viel persönlicher und deutlich weniger nach Konserve. Sie haben stärkere Wirkung und lassen sich besser auf Ihre Situation und Ihren gesamten Unternehmensauftritt anpassen.

So führen Sie die Teilnehmer verständlich und professionell durch das Geschehen. Und: Letztlich ist auch die Telefonkonferenz oder das Online Meeting ein Bestandteil Ihres Corporate Sound. Wie immer gilt hier die Devise: Machen Sie sich unverwechselbar!