Starface bietet eine Menge in Sachen Telefonansagen

Vor einigen Jahren haben wir uns erstmals für Starface entschieden. Unsere Haupt-Motivation war, dass die Anlage in Sachen Einbindung von Telefonansagen viele Funktionen an Bord hatte. Inzwischen ist einige Zeit ins Land gegangen und wir haben eine Menge Erfahrung gesammelt bei der Konfiguration von IVR, Ansage vor Melden, Mailbox und Warteschleife mit Starface. Genug Stoff jedenfalls, um einen Überblick zu liefern und ein paar spannende Tipps zu posten.

Offenes Konzept
Zuerst wollen wir das Konzept des Herstellers beleuchten. Dieses Konzept baut vor allem auf eines: Flexibilität. Deshalb ist Starface streng genommen auch keine Telefonanlage, sondern eine Software, die auf verschiedenen Plattformen läuft. Wahlweise auf

• einer klassischen physischen Hardware (Starface-Appliance)
• auf einem schon vorhandenen Server (VM-Edition)
• in der Starface-Cloud

Dabei lässt sich die Plattform beliebig wechseln. Die Konfiguration ist also mit allen individuellen Anpassungen ohne Wenn und Aber übertragbar. Klingt selbstverständlich, ist es aber nicht.

Beliebig skalierbar
Starface treibt den flexiblen Ansatz noch weiter. Die Appliances gibt es für Unternehmen mit 3 bis 3000 Teilnehmern. Auch die anderen Varianten lassen sich nach Lust und Laune aufstocken.

Das Modul-Konzept

Integrierte Module
Viele Module sind im STARFACE-System von Haus aus enthalten. Man kann ohne zusätzliche Kosten direkt nach der Installation loslegen mit Chefsekretärinnenfunktion, zeitgesteuerten Umleitungen, Archivierung oder Voicemail-Abfrage.

Zusatz-Module
Für zusätzliche Funktionen wie iQueue, IVR-Sprachdialogsystem, Ansage vor Melden, komplexere Warteschleifen, Klingeltöne, Mail2Fax, Callhunting Hotline, Terminalserver, Redundanz gibt es passende Premium-Module. Die kosten schon mal ein paar Euro, sind aber ziemlich komfortabel und ausgereift.

Eigene Module
Jetzt wird`s spannend: Wer eine sehr spezielle Anforderung hat, kann sich von einem kompetenten Dritthersteller ein eigenes Modul programmieren lassen. Der individuellen Anpassung sind also keine Grenzen gesetzt!

Der UCC-Client
Ebenfalls nicht Standard: Den UCC-Client, der Anrufe signalisiert oder gleich die komplette Telefonie per Headset am Rechner ermöglicht gibt es auch für Apple/Mac. In der Praxis bedeutet das: Bei einem Anrufer, der in den Apple-Kontakten gespeichert ist, werden Name und Rufnummer eingeblendet. Außerdem kann man aus dem Adressbuch oder aus anderen Anwendungen Telefonnummern direkt per Starface wählen.

Das Backend
Das Browser-gestützte Backend der Anlage ist übersichtlich und die Konfiguration vergleichsweise komfortabel. Fernzugriff ist möglich.

Tipp: Markieren Sie Ihre Starface-Module mit Emojis. So können Sie Module der gleichen Kategorie zusammenfassen. Das ist deutlich übersichtlicher als die alphabetische Sortierung (siehe Screenshot).

Der Speicher
Die Appliances kommen mit einer Festplatte, die man selbst bei intensiver Nutzung kaum auslasten wird. Auch wenn die Warteschleife 15 Minuten trällert oder gleich mehrere Warteschleifen in der Starface zum Einsatz kommen, speichertechnisch braucht man sich keine Gedanken zu machen.

Achtung Updates!
Starface macht mit seinen Software-Updates einen guten Job. Nach einem Update empfiehlt es sich allerdings, die Konfiguration der Module und das darauf basierende Call-Routing zu checken. Am besten durch Anrufe auf den eigenen Rufnummern, bei denen man die IVR-Menüs, Warteschleifen, Mailboxen etc. systematisch durchtestet. Hin und wieder scheinen die Updates das Call-Routing-Konstrukt durcheinander zu würfeln. Das lässt sich aber meist mit ein paar Handgriffen wieder ins Lot bringen.

Das Audioformat von Starface
Das offizielle Audioformat für Starface Wave / 08 kHz / 16 Bit / Mono liefert schon eine sehr gute Klangqualität am Telefon. Eine höhere Auflösung wie 44,1 kHz / 16 Bit (Audio-CD), ist bisher nicht vorgesehen, könnte aber in Zukunft eine klangliche Verbesserung bringen. Immerhin überträgt die unter VOIP mögliche HD-Telefonie inzwischen ein Frequenzspektrum von 50 Hz bis 7000 Hz. Unter ISDN wurden lediglich Frequenzen von 300 Hz und 3400 Hz transportiert. Gerade mal die Hälfte des realen Spektrums.

Tipps: Telefonansagen mit Starface realisieren

Mailbox per Tastendruck aktivieren
Wie schon erwähnt, werden die meisten Telefonansagen-Funktionen per Software-Modul realisiert. Hier zeigen wir einen Trick, bei dem mit Hilfe des kostenlosen Moduls "Zeitgesteuerte Umleitung" alle eingehenden Anrufe auf eine Mailbox geleitet werden.

Der Witz dabei ist, dass die Umleitung mit einem simplen Tastendruck am Telefon aktiviert wird. Wir nennen unsere Idee intern scherzhaft "Kein-Bock-Schaltung". Tatsächlich nutzen wir die Schaltung gerade dann, wenn zu viel los ist oder bei Meetings, Pausen und anderen kurzfristigen Abwesenheiten.

Im Modul "Zeitgesteuerte Umleitung" wird auf eine passende Telefonansage mit dem Inhalt “es ist zu viel los / wir sind gerade nicht erreichbar” weitergeleitet. Im Anschluss kann der Anrufer eine Nachricht auf die Mailbox sprechen.

Diese Ansage wird aktiviert durch eine Funktionstaste am Telefon oder Client. Die Tasten können im Starface-Backend für jedes Telefon beliebig konfiguriert werden (siehe Screenshot).

Bei Druck leuchtet die Funktionstaste rot und es ertönt eine kurze Bestätigungsansage für die Aktivierung. Deaktiviert wird über die gleiche Taste.

Klingt banal, bringt in der Praxis aber echten Komfort. Ausprobieren!

Haben Sie Fragen zum Thema professionelle Telefonansagen mit Starface? Rufen Sie uns an! Vielleicht haben wir noch einen Tipp auf Lager.