Mehr Schreibkraft!

Texte für Telefonansagen. Ein eher trockenes Thema, aber - anspruchsvoll? Der Schein trügt. Die Aufgabe ist komplexer, als es scheint. Gleich mehr dazu...

Text-Optimierung lohnt sich

§1 Auch, wenn deine Ansagen schon von allen Verantwortlichen abgesegnet wurden: Lasse die Texte optimieren! Es lohnt sich! Das ist in Ordnung für dich? Dann gehe jetzt Kaffee trinken. Wir klopfen deine Situation ab und führen dich durch den Prozess. 

Wenn du einer Text-Optimierung eher skeptisch entgegen siehst, dann lies bitte weiter. Wir versuchen, dich mit Fakten zu überzeugen.

Vorteile der Text-Optimierung
 

• Wir machen den Text fit für die Sprachaufnahme, so dass die Sprecher/innen flüssig und frisch performen
• Deshalb klingen deine Ansagen immer freundlich und sympathisch
• Wir wählen einen zeitgemäßen Sprachstil, der gleichzeitig zu deinem Unternehmen passt
• Deine Ansagen werden kurz und gut verständlich formuliert
• Reduziert auf das Wesentliche, keine überflüssigen Floskeln wie: „Leider rufen Sie außerhalb unserer Geschäftszeiten an..“
• Statt förmlicher Phrasen, nutzen wir eine natürliche Sprache: „Wir rufen bald (statt schnellstmöglich) zurück"
• Negative Aussagen mögen wir nicht: „Es tut uns sehr leid, im Moment sind alle Leitungen total überlastet..“
• Wir achten bestmöglich auf geschlechtergerechte Sprache: Statt „der Ansprechpartner“ sagen wir zum Beispiel „unser Team“.
• Unsere Text-Optimierung ist eine ideale Vorlage für die Übersetzung in andere Sprachen

Tipps für den Text-Entwurf

• Schreibe die Texte frisch von der Leber weg
• Halte dich nicht mit dem Ausfeilen von Formulierungen auf
• Achte einfach darauf, dass der Entwurf inhaltlich vollständig ist
• Wir optimieren deinen Text und senden dir das Ergebnis zur Freigabe

Tipps zur Technik

Auch die technischen Gegebenheiten müssen sich im Text abbilden. Dabei sind mehrere Punkte von Bedeutung. Das kommt jetzt.

Sinnfreie Marketing-Floskeln

Häufig hören wir am Telefon solche Begrüßungen:

»Willkommen bei Müller Elektrotechnik. Wir sind Ihr kompetenter Partner für innovative Lösungen.«

Bleibt da bei dir was hängen? Eben. Und genauso geht es den Anrufern. Diese Marketing-Floskeln sind austauschbar. Sie passen auf jede Branche und jedes Unternehmen. 

Viel wichtiger ist: 

Was möchte der Kunde wirklich wissen? Was sucht er? Eine inkompetente Beratung jedenfalls nicht ;-) Dass deine Firma kompetent ist, ist selbstverständlich. Verzichte besser auf solche Allgemeinplätze und betone ein besonderes Merkmal.
 

Funktionen der Telefonanlage
 

Telefonanlagen sind unterschiedlich ausgestattet. Es gibt erhebliche Unterschiede bei Funktionsumfang und Speicherplatz.

 

• Welche Funktionen stellt die Telefonanlage zur Verfügung?
• Lassen sich mehrere Warteschleifen realisieren, z.B. für verschiedene Abteilungen, nach einer automatischen Begrüßung oder für On Hold?
• Gibt es technische Einschränkungen bei Dateigröße, Datenmenge oder Laufzeit?

Anruf-Aufkommen und Verteilung

Man spricht vom Call-Flow oder Call-Routing. 

Heißt: Wie viele Anrufe prasseln täglich rein und wie werden diese angenommen, weitergeleitet und verteilt?

 

• Wie hoch ist das Anrufaufkommen?
• Wie ist die durchschnittliche Wartezeit?
• Wie werden die Anrufe angenommen und verteilt / weitergeleitet?
• Kann dieser Ablauf, also die aktuell konfigurierte Schaltung, verbessert werden? Wir helfen dabei.
• Was passiert aktuell, wenn ein Anruf nicht angenommen werden kann, von der Zentrale, in einer Abteilung oder an einer Durchwahl?

Wenn diese technischen Punkte geklärt sind, lässt sich daraus ableiten, welche Art von Ansagen du brauchst und wie viele.