Alles im grünen Bereich. Wir produzieren wie gewohnt.

Texten für Telefonansagen, was soll da schwierig sein? Ein trockenes Thema vielleicht, aber anspruchsvoll? Der Schein trügt. Die Aufgabe ist komplexer, als es scheint. Gleich mehr dazu.

Ansagen immer optimieren lassen

Oberstes Gebot: Lassen Sie Ihre Ansagetexte grundsätzlich optimieren. Auch dann, wenn Ihre Texte schon von allen Verantwortlichen inklusive GF abgesegnet wurden. Etwas lästig, lohnt sich aber. Definitiv!

Wenn Sie damit gut leben können, dann sparen Sie sich diesen Artikel und schieben die Aufgabe gleich an uns weiter. Wir klopfen Ihre Situation ab und führen Sie durch den Prozess. Das war's.

Wenn Sie einer Text-Optimierung eher skeptisch entgegen sehen, dann lesen Sie bitte weiter. Wir versuchen, Sie mit Fakten zu überzeugen.

Vorteile der Text-Optimierung

Unsere Änderungen können eher klein, je nach dem aber auch umfangreicher ausfallen. Egal wie: Die Überarbeitung beruht auf langjähriger Erfahrung und bringt in jedem Fall Vorteile für Sie und Ihre Anrufer. Verlassen Sie sich drauf.

Diese Vorteile bringt die Optimierung Ihrer Ansagetexte:

  • Wir machen den Text fit für die Sprachaufnahme, so dass der Sprecher flüssig und gut gelaunt performt
  • Wir wählen einen zeitgemäßen Sprachstil, der gleichzeitig zu Ihrem Unternehmen passt
  • Wir formulieren die Texte möglichst kurz und zeitsparend
  • Auf unnötige Erklärungen verzichten wir: „Leider rufen Sie außerhalb unserer Geschäftszeiten an..“
  • Wir nutzen keine förmlichen Phrasen, sondern texten so, wie man am Telefon spricht: „Wir rufen bald (statt schnellstmöglich) zurück"
  • Wir vermeiden negative oder unterwürfige Aussagen: „Es tut uns sehr leid, im Moment sind alle Leitungen überlastet..“
  • Wir vermeiden männliche Begriffe wie „der nächste Ansprechpartner“ und ersetzen diese z.B. durch ein neutrales „unser Team“
  • Bei deutschen URLs lassen wir www und Punkt weg / XY de, statt www Punkt XY Punkt de
  • Eine saubere Optimierung ist die beste Vorlage für Übersetzungen in andere Sprachen

Bei der anschließenden Aufnahme durch unsere Sprecher bekommen die Ansagen in jedem Fall einen sympathischen, zuvorkommenden Ton.

Tipps für den Text-Entwurf

  • Schreiben Sie die Texte frisch von der Leber weg
  • Halten Sie sich nicht mit dem Ausfeilen von Formulierungen auf
  • Achten Sie einfach darauf, dass Ihr Entwurf inhaltlich vollständig ist
  • Wir optimieren Ihren Text und senden das Ergebnis zur Freigabe

Tipps zur Technik

Auch die technischen Gegebenheiten müssen sich im Text abbilden. Dabei sind mehrere Punkte von Bedeutung.

Funktionen der Telefonanlage

Telefonanlagen sind unterschiedlich ausgestattet. Es gibt erhebliche Unterschiede bei Funktionsumfang und Speicherplatz.

  • Welche Funktionen stellt die Telefonanlage zur Verfügung?
  • Lassen sich mehrere Warteschleifen, z.B. für verschiedene Abteilungen oder für On Hold realisieren?
  • Gibt es technische Einschränkungen bei Dateigröße, Datenmenge oder Laufzeit?

Anruf-Aufkommen und Verteilung

Hier spricht man vom Call-Flow oder Call-Routing. Heißt: Wie viele Anrufe prasseln täglich bei Ihnen rein und wie werden diese angenommen, weitergeleitet und verteilt?

  • Wie hoch ist Ihr Anrufaufkommen?
  • Wie ist die durchschnittliche Wartezeit?
  • Was passiert aktuell, wenn ein Anruf nicht angenommen werden kann, von der Zentrale, in einer Abteilung oder an einer Durchwahl?
  • Lässt sich der aktuelle Ablauf / die aktuelle Schaltung verbessern?

Wenn diese technischen Punkte geklärt sind, lässt sich daraus ableiten, welche Art von Ansagen Sie brauchen und wie viele.

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