Konzeption und Optimierung von Ansagetexten

Tipps: Konzeption und Optimierung von Ansagen für Telefonanlage oder Anrufbeantworter. Wie Sie wirklich gute Ansagetexte schreiben.

Ansagetexte für die Telefonanlage oder für den Anrufbeantworter zu schreiben, ist gar nicht so einfach. Denn: Einen Text zu lesen, ist was anderes, als einen Text vor dem Mikrofon zu sprechen. Was auf dem Papier schön aussieht, kann in gesprochener Form umständlich oder wenig überzeugend klingen.

Umgekehrt kann der geschriebene Text etwas trocken und kurz angebunden wirken - und ist gerade deshalb für die Aufnahme mit einer professionellen Stimme geeignet. Denn Profis klingen ohnehin schon freundlich und zuvorkommend. In Kombination mit einem allzu blumigen Text, ist das oft zu viel des Guten.

Do it yourself oder Profi-Einsatz?

Um zu beurteilen, ob sich ein geschriebener Text für die Sprachaufnahme eignet, braucht es schon etwas Erfahrung. Im Idealfall nehmen Sie beim Schreiben und Optimieren Ihrer Ansagetexte von Anfang an die Hilfe eines professionellen Anbieters in Anspruch.

Trotzdem: Die folgenden Tipps sind schon mal sehr hilfreich zur Vorbereitung des Projekts, für den Textentwurf und für die Konzeption des Call Flows, machmal auch Anruf-Routing genannt.

Falls Sie es ganz alleine zu gelungenen Ansagetexten schaffen wollen, sollten Sie unbedingt unseren Podcast Ansagetexte schreiben und optimieren anhören, siehe unten. Da geht es richtig ins Detail. Außerdem hören Sie im Podcast unsere 10 wichtigsten Tipps für perfekte Ansagetexte.

Telefonanlage: Funktionen & Smarte Konfiguration

Ja, auch die technischen Gegebenheiten müssen sich im Text abbilden. Dabei sind vor allem Funktionsumfang und Speicherplatz Ihrer Telefonanlage von Bedeutung. Auch die Struktur Ihres Unternehmens spielt eine Rolle. Schließlich soll sich das, was getextet wird, später technisch umsetzen lassen und zur internen Organisation passen.

Prüfen Sie vorab, was mit Ihrer Telefonanlage technisch machbar ist. Und überdenken Sie das Call-Routing Ihres Unternehmens.

Checkliste

• Welche Funktionen stellt die Telefonanlage zur Verfügung?
• Lassen sich mehrere Warteschleifen realisieren? Z.B. für verschiedene Abteilungen, nach einer automatischen Begrüßung oder für “On Hold”, also beim Weiterverbinden?
• Wie ist die durchschnittliche Wartezeit?
• Hat die Telefonanlage technische Einschränkungen bei Dateigröße, Datenmenge oder Laufzeit?
• Wie viele Anrufe prasseln täglich rein? Fachlich ausgedrückt: Wie hoch ist Ihr Anrufaufkommen?
• Wie werden die Anrufe verteilt? Es geht um den Call-Flow. Heißt: Wie werden Anrufe angenommen und weitergeleitet.
• Kann der Ablauf, also die aktuelle Konfiguration verbessert werden? Nicht selten bringt ein smartes Call-Routing echte Entlastung für das Team.
• Was passiert, wenn ein Anruf nicht angenommen werden kann, von der Zentrale, in einer Abteilung oder an einer Durchwahl?

Sind diese Punkte geklärt, lässt sich daraus ableiten, welche Art von Ansagen Sie brauchen und wie viele. Das ist die Basis. Danach können Sie sich ans Texten machen.

Die goldene Regel für Ansagetexte

Fassen Sie sich kurz! Keine Höflichkeitsfloskeln und ausschweifenden Erklärungen.

Warum? Sie erinnern sich: Profis klingen ohnehin schon freundlich und zuvorkommend. Dekoration ist also nicht notwendig. Außerdem wirkt ein kurzer Text in gesprochener Form wesentlich dynamischer. Und:

Denken Sie an Ihre eigene Erfahrung

Was haben Sie für ein Gefühl, wenn Sie bei einem Unternehmen mit einer Telefonansage begrüßt werden? Genau: Sie wollen so schnell wie möglich weiter kommen, die passende Auswahltaste drücken und zackig zur richtigen Abteilung verbunden werden. Jedes Wort-Geplänkel wirkt da störend oder zeitraubend, auch wenn es ganz arg lieb gemeint ist.

Benutzen Sie also wenige, aber dafür knackige Worte und unterhalten Sie Ihre Anrufer lieber mit etwas mehr Musik. Das bringt viel mehr.